Hvis du jobber på et medisinsk kontor, eller du starter din egen praksis, er det å planlegge pasientmøter en av dine viktigste oppgaver. Å holde timeplanen din godt organisert vil sikre at ingen pasienter blir "tapt" i systemet, og at både pasienter og leger har en hyggelig opplevelse på kontoret. I mellomtiden kan du maksimere produktiviteten i timeplanen din for å bestille flere avtaler og øke kontorets inntekter.
Trinn
Metode 1 av 3: Konfigurere et avtale-planleggingssystem
Trinn 1. La pasientene bestille avtaler over telefon, personlig og online
På denne måten vil du sørge for at du får flest mulig pasienter og ikke mister potensielle pasienter som ikke kan bestille time på en bestemt måte. Gjør det mulig for folk å gjøre avtaler online kan du også dra nytte av online tilgang døgnet rundt og la pasienter bestille timebestilling etter timer.
- I tillegg til denne ekstra effektiviteten, rapporterer pasientene generelt at de føler seg mer komfortable og mindre belastet av selvplanlegging online enn ved å gjøre avtaler over telefon.
- Det er et stort utvalg online avtale planlegging programvare du kan kjøpe for å bruke på kontoret. Noen av de mest populære programmene inkluderer AppointmentPlus, Booker og Thryv. Selvfølgelig kan du også bygge din egen planleggingsprogramvare hvis du har koding og utviklingskunnskaper!
Trinn 2. Tilby pasientene flere alternativer for tid for avtale
Du vil sørge for at du gir pasientene så mange alternativer som mulig, slik at de kan velge den beste tidsluken for deres spesielle timeplan. Dette kan virke åpenbart, men det er veldig viktig for å holde pasientene dine fornøyde og redusere sjansen for at de må avbryte avtalen på grunn av en tidskonflikt.
For eksempel, i stedet for å spørre en pasient om tirsdag kl. 1:00 fungerer for dem, gi dem muligheten til å velge en hvilken som helst tilgjengelig tidsluke som fungerer for dem, for eksempel tirsdag fra 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, eller 4: 00-5: 00
Trinn 3. Ta ned hver planlagte pasients kontaktinformasjon
Du må kunne kontakte dem for å minne dem om en kommende avtale eller planlegge neste bestilling. Sørg for å be om personens telefonnummer, e -postadresse og postadresse når de først bestiller timen.
Hvis personen gjør avtalen personlig eller over telefon, kan du bare be dem om denne informasjonen. Hvis de gjør en avtale online, må du inkludere et område i din online portal for pasientkontaktinformasjon
Trinn 4. Send pasienter påminnelser dagen før timen
Hvis pasienter glemmer avtaletiden og ikke dukker opp, fører dette til en enorm blokk med bortkastet tid i timeplanen din. Å bruke påminnelser reduserer risikoen for at pasienter ikke møter opp til timene sine, og bidrar dermed til å forhindre sløsing med tid.
- Å ringe eller sende sms til pasienter er den beste typen påminnelse, siden det er mer sannsynlig at de vil legge merke til et innkommende anrop eller en tekst enn de vil se en ny e -post på kort tid.
- Bruk av et påminnelsessystem kan også øke kanselleringen og planleggingen av uønskede avtaler, noe som kan føre til at pasienter føler seg mer kontrollert og dermed mer fornøyd med avtaletiden.
Trinn 5. Ha en bestemt avtale planlegger for kontoret
Hvis du ikke bare har ansvaret for å opprettholde avtaleplanen for kontoret ditt, kan du ansette eller utpeke noen til å være hovedavtaleplanleggeren. Hvis du legger ansvaret for å planlegge avtaler med 1 person, vil det være mulig med en mer regimentert planleggingsprosedyre og føre til en plan som bedre gjenspeiler pasientens behov og preferanser til individuelle leger.
For eksempel, hvis 1 person har ansvaret for å planlegge avtaler, kan de fokusere på ting som å matche bestemte pasienter eller tilstander med bestemte leger i stedet for å dele oppmerksomheten mellom flere oppgaver
Metode 2 av 3: Triaging pasienter innenfor tidsplanen
Trinn 1. Gruppere pasienter med lignende tilstander eller problemer samme dag
Leger setter generelt pris på å behandle lignende pasienter back-to-back, da det gir konsistens i jobben og setter dem i en mer fokusert medisinsk tankegang. Dermed vil organisering av timeplanen din på denne måten både gjøre legene på kontoret ditt lykkeligere og tillate pasientene å få mer effektiv behandling.
For eksempel, hvis det er flere pasienter som planlegger avtaler for hudforhold i løpet av en bestemt uke, kan du prøve å sette det opp slik at timene alle faller på samme dag i den uken
Trinn 2. Bruk et triageldiagram til å prioritere avtaler basert på alvor
Diagrammet bør inneholde kriterier som rapporterte symptomer, avtalehastighet og avtalelengde. Når du legger til en ny avtale i timeplanen, kan du se i dette diagrammet for å avgjøre om du skal bestille timen samme dag, i løpet av de neste dagene eller i løpet av de neste ukene.
- For eksempel, hvis en person ringer for å gjøre en avtale og rapporterer symptomer som intens smerte og kortpustethet, må du passe dem inn i timeplanen så snart som mulig siden tilstanden deres kan være veldig alvorlig.
- Hvis det ikke er rom i timeplanen for å se noen med en akutt tilstand med en gang, og du må planlegge en annen pasients avtale, kan du også bruke diagrammet til å avgjøre hvilke avtaler som kan utsettes.
Trinn 3. Unngå å dobbeltbooke nye pasienter og pasienter med komplekse problemer
Disse avtalene vil kreve mer tid og oppmerksomhet enn tilbakevendende pasienter trenger. Planlegg i stedet "innarbeidende" pasienter som krever liten oppmerksomhet sammen med nye pasienter, slik at sykepleiere kan utføre den første innsjekkingen på en ny pasient mens legen jobber med pasienten som jobber.
- Selv om dobbeltbooking på denne måten kan hjelpe deg med å se flere pasienter på en dag, kan det føre til at du støter på problemer når uventede omstendigheter oppstår. Hold dobbeltbooking til et minimum for å unngå problemer.
- Planlegging av "innarbeidende" pasienter er også et godt middel for å trekke pasienter ut fra deres behov og etterlate mer avtale plass for de med mer alvorlige problemer.
Trinn 4. Planlegg timeplanen din rundt sesongmessige svingninger i pasientens behov
Basert på demografien til klientellet ditt, vil du sannsynligvis se mange avtaler bli booket rundt samme tid på året med jevne mellomrom. Bruk tidligere erfaring til å forutsi disse sesongmessige svingningene, og la det være tilstrekkelig plass i timeplanen for å imøtekomme pasientenes behov.
- Du kan for eksempel se et stort antall mennesker som planlegger kontroller for barna sine i begynnelsen av et nytt skoleår, noe som vil kreve at du prøver å legge igjen plass til disse avtalene før og etter skolen hver dag.
- Generelt inkluderer de travleste tider på året for legekontorer starten på et nytt skoleår (dvs. august), allergisesong (dvs. april-juni) og influensasesong (dvs. oktober-februar).
Metode 3 av 3: Opprettholde en effektiv tidsplan
Trinn 1. Lag en ukentlig tidslinje for å organisere timeplanen din rundt
Tidslinjen din bør inneholde informasjon om hvor mange pasienter kontoret ditt trenger for å planlegge hver uke, hvor mange timer ansatte kan jobbe og hvor mange dager en pasient kan vente før han oppsøker lege. Å ha denne informasjonen på tidslinjen din vil hjelpe deg med å balansere pasientbehovet med kontorarbeiderne.
For eksempel, hvis du vet at du allerede har planlagt nok pasienter til å dekke kontorets behov i en uke, kan du deretter prioritere å planlegge pasienter som ikke har akutte forhold i løpet av den neste uken
Trinn 2. Bruk endret bølgeplanlegging for å unngå pasientoppbygging
I denne planleggingsmodellen grupperes pasientavtaler nær begynnelsen av timen og slutten av timen er åpen. Med denne typen tidsplan fungerer den åpne plassen ved slutten av timen som en buffer for når avtaler løper lenger enn forventet eller andre uforutsette omstendigheter oppstår.
- Den modifiserte bølgeplanleggingsmodellen vil drastisk redusere pasientens ventetid, og dermed føre til større generell pasienttilfredshet.
- Hvis du har ledig tid på slutten av timen, kan du bruke den tiden til å holde igjen andre oppgaver på kontoret, for eksempel arkivering av papirer, telefonsamtaler eller til og med å holde personalmøter.
Trinn 3. Bruk en venteliste for å unngå å miste tidsplanplass etter en kansellering
Ved å ha venteliste kan du legge til pasienter i timeplanen i siste øyeblikk hvis en tidligere planlagt avtale blir kansellert. Dette vil minimere mengden tid og inntekter kontoret ditt vil miste når en pasient avbryter deg.
Lag ventelisten din i et digitalt format og sett den opp slik at du umiddelbart kan sende ut en tekst eller e -post til pasienter på listen når en tidsplan åpnes. Dette er mye mer effektivt enn å måtte kontakte pasienter på listen over telefon
Trinn 4. Angi ankomsttider 20 minutter tidligere enn avtale
Dette vil gi personalet på innsjekkingsstasjonen god tid til å samle all nødvendig informasjon fra en pasient før den planlagte timen med legen. Å organisere avtale tider på denne måten forhindrer den type forsinkelser som kan føre til en hel dags timeplan.
