Å planlegge et rådmøte om et helseproblem er i utgangspunktet ikke annerledes enn å planlegge et rådhus om et annet problem, bortsett fra i publikums sammensetning og typer paneldeltakere som skal tale arrangementet. Likevel er det mye som skal til for å planlegge et rådhusmøte av noe slag. Du må jobbe hardt, rekruttere viktige interessenter og sørge for at du har gitt deg nok ledetid til å sikre pressens og samfunnets oppmerksomhet.
Trinn
Del 1 av 3: Legge grunnlaget
Trinn 1. Dann en planleggingskomité
Ideen bak en planleggingskomité er styrke i tall. Det er få spørsmål knyttet til helsehjelp som ikke bekymrer flere enn en organisasjon. Du må identifisere andre organisasjoner i samfunnet som er bekymret for problemet ditt, overbevise viktige medlemmer om fordelene med et rådhus og rekruttere dem til planleggingskomiteen.
- For eksempel, hvis problemet ditt var ernæring i barndommen, kan noen samfunnsorganisasjoner som er opptatt av dette, være skoler, barneleger, matbanker, kirker, bønder og dagpleier.
- Selvpromovering kan være en ekstremt overbevisende motivator. Tilnærming til målorganisasjoner fra et utsiktspunkt som forklarer hvordan deltakelse i rådhuset kan være spesielt nyttig for dem.
Trinn 2. Lokaliser problemene
Det er mye lettere å bekymre seg for et problem som påvirker deg direkte. For å gjøre temaet i rådhuset ditt mer umiddelbart og overbevisende, må du understreke den lokale virkningen av saken i stedet for den nasjonale eller globale virkningen.
- For eksempel, hvis byen eller staten din har høy HIV -infeksjon eller høy fedme, bør du understreke problemene lokaliteten din vil få som et resultat i stedet for problemene som kommer av HIV -diagnose eller fedme generelt.
- Så du kan si: "City of Philadelphia må betale 3,5 milliarder dollar mer i helsekostnader i løpet av de neste 15 årene på grunn av vår høye fedme," i stedet for "Fedme fører til høyere helsekostnader."
Trinn 3. Identifiser målene
Målene for møtet ditt vil diktere formatet, hvem du inviterer og hvordan du vil promotere det. Begrepet "rådhuset" betyr bare en type møte der åpne spørsmål og svar fra publikum utgjør hoveddelen av møtet.
Målet med møtet ditt kan være informasjonsformål, oppfordring til en bestemt posisjon eller å gi tilbakemelding til politiske kandidater. Selv om politiske kandidat- og fortalermøter sannsynligvis tiltrekker seg mest oppmerksomhet, er de ikke nødvendigvis det som er best for saken din. For eksempel, hvis opinionen er i strid med de politiske målene i organisasjonen din, kan et informasjonsmøte være en bedre strategi for å endre meninger som passer dine behov
Trinn 4. Velg et format
Det tradisjonelle formatet på et rådhus er at et panel på tre til fem foredragsholdere pluss en moderator skal gi korte introduksjoner som beskriver deres bakgrunn og posisjon. Deretter åpner en moderator spørsmål for publikum. Selv om publikum kan stille spørsmål til en bestemt paneldeltaker, bør moderatoren fungere som tilrettelegger, og hvis de føler at programmet ville bli avansert ved å stille det samme spørsmålet til flere paneldeltagere, bør de gjøre det. Andre formater kan omfatte:
- Et rent spørsmål og svar -format. Dette kan være bra for et kandidatforum.
- Et anonymt spørsmålsformat, der spørsmål sendes på forhånd, og moderatoren velger hvilke spørsmål som skal presenteres for panelet. Dette formatet kan være bra for kontroversielle emner.
Del 2 av 3: Trekker møtet sammen
Trinn 1. Velg et sted, dato og klokkeslett
Plasseringen av møtet bør være et sentralisert, nøytralt, handikappet tilgjengelig sted. Kirker, biblioteker, offentlige bygninger og samfunnshus er alle gode valg. Sørg for at det ikke er i konflikt med et annet populært samfunnsarrangement, og hold det på et tidspunkt hvor mange mennesker vil kunne delta-i helgen, eller hvis det er i løpet av uken, om kvelden.
- En god tommelfingerregel er å alltid velge et sted som er litt for lite. Et overfylt sted skaper inntrykk av aktivitet og popularitet, som alltid er bedre enn alternativet.
- Gjør arrangementet gratis eller uten pålydende pris, men oppfordre deltakerne til å RSVP-en Facebook-side, en e-postadresse eller et telefonnummer å ringe på er enkle og rimelige måter å gjøre det på. Anta at to tredjedeler av "maybes" ikke dukker opp.
- Sørg for at du har et annet møtested i tilfelle det planlagte stedet faller igjennom.
Trinn 2. Inviter paneldeltagere
Paneldeltakerne er en av de viktigste faktorene som bidrar til et rådhuss suksess eller fiasko. Selv om det er best å ha notater på panelet ditt, er det ikke alltid et alternativ. Det nest beste er å ha paneldeltagere som representerer bemerkelsesverdige organisasjoner og/eller paneldeltagere med bemerkelsesverdig bakgrunn-det gir arrangementet mer troverdighet.
- Se til folkevalgte, akademikere, kirke- og lokalsamfunn og behandlere.
- Dette er et annet område der en mangfoldig planleggingskomité kan komme godt med. Jo mer langtrekkende båndene til medlemmene av planleggingssamfunnet er, desto mer sannsynlig er det at du kan trykke på et mangfoldig og spennende ekspertpanel.
- Ikke rabatt personlighetsfaktoren når du inviterer paneldeltagere. Paneldeltakerne burde være troverdige nok til å få folk til rådhuset, men de skal være spennende nok til at folk snakker om rådhuset ditt lenge etter at det er over.
Trinn 3. Rekruttere en moderator
Moderatorer er en annen viktig faktor i suksessen til et rådhus. Moderatoren må ha respekt for paneldeltakerne og publikum, sammen med temperamentet for å dempe spenninger og sette fart på diskusjonen.
Tenk på en moderator som en MC-de burde være karismatiske, men ikke så karismatiske at de overskygger paneldeltakerne eller dominerer diskusjonen. Medlemmer av media, pensjonerte dommere og advokater og presteskap kan være gode kandidater
Trinn 4. Gjør kort til paneldeltakerne
Sørg for at paneldeltakerne vet om rådhusets format, de andre paneldeltakerne, forventet valgdeltakelse og temaene på agendaen. Så lenge de er villige, forbereder du dem til å snakke med media etterpå.
Det er en god idé å få paneldeltakerne til å komme førti-fem minutter til en time i forveien, slik at du kan gå gjennom formatet og emnene en siste gang
Trinn 5. Sett sammen en stab
Enkelte nøkkelpersoner er nødvendige for å sikre at møtet går greit. Du bør ha noen til å snakke med media, plassere gjestene og dele materialer som å møte agendaer til paneldeltakerne og gjestene.
Alt dette er fine jobber for frivillige
Trinn 6. Forbered forhåndsmaterialer
Uansett størrelsen på møtet ditt, trenger du noe trykt materiale for å gå bort til gjest, presse og paneldeltakere. Den typen møter du kjører, vil diktere de spesifikke materialtypene. For eksempel:
- Hvis du holder et informasjonsmøte, er det en god idé å skrive ut håndbøker eller brosjyrer som vil berøre noe av informasjonen du vil dekke på rådhuset. For eksempel, hvis problemet ditt er HIV i samfunnet ditt, kan du skrive ut en håndskrift som går over noen viktige statistikker om effekten av HIV lokalt.
- Et rådhus med politiske kandidater eller embetsmenn kan inneholde informasjon om kandidatenes eller tjenestemannenes posisjoner og partier når det gjelder ditt helseproblem.
Del 3 av 3: Forberedelse til møtet
Trinn 1. Sørg for at mediene dukker opp
Pressen er avgjørende for et vellykket rådhus. Enten rådhuset er fokusert på problemstilling, formidling av informasjon eller et politisk forum, vil dets beryktelse påvirke suksessen til disse målene og din evne til å sette sammen rådhus i fremtiden.
- Du må skrive pressemeldinger, identifisere journalister som dekker historier om helse, samfunnssaker eller politikk, og kontakte dem med jevne mellomrom.
- En pressemelding er et enkelt dokument sendt til medieorganisasjoner som forklarer en hendelse og hvorfor den er bemerkelsesverdig. Pressemeldingen er vanligvis mindre enn en side lang.
- Nyheter handler om aktuelle hendelser, så du må sørge for at du understreker overfor journalister hvorfor rådhuset er en begivenhet å dekke nå og ikke senere. For eksempel er fedme alltid et problem, men det kommer bare nyheter når en studie blir utgitt som påstår å vise en annen grunn til at den er dårlig.
Trinn 2. Ta kontakt med likesinnede organisasjoner
Medlemmer av planleggingskomiteen, paneldeltagere og medlemmer av beslektede organisasjoner som ikke er en direkte del av rådhuset, bør alle dyrkes for å gjøre arrangementet kjent.
Ikke glem å bruke ressurser som høyskoler, sykehus og offentlige etater. Legg ut flygeblad som offentliggjør hendelsen på disse stedene. De kan være en fin måte å øke oppmøtet på
Trinn 3. Trykk på sosiale medier
Ikke glem det omfattende nettverket av problemgrupper på Facebook og andre sosiale medier. Ikke bare ta kontakt med murstein- og mørtelorganisasjoner med folk på lønningslisten. Legg ut på Facebook -grupper, blogger og meldingstavler fra interesserte og relaterte organisasjoner.
Sørg for at paneldeltakerne og medlemmene også markedsfører arrangementet på Twitter, Facebook og Instagram
Trinn 4. Sett sammen pressepakker
En pressepakke skilles fra en pressemelding ved at det er en pakke med materialer som gis til journalister på dagen for en hendelse i stedet for en oppfordring til å dekke et arrangement. Den bør inneholde:
- Pressemeldingen.
- Biografier om paneldeltakerne og foredragsholderne.
- Informasjon om emnet, inkludert relevante studier, statistikk og personlige historier om berørte personer.
Trinn 5. Forvent det uventede
Noen ganger viser ikke paneldeltagere seg. Noen ganger oversvømmer demonstranter lokalet. En snøstorm kan feie inn i området ut av ingenting. Som eventplanlegger må du planlegge for disse hendelsene ved å bestille alternative foredragsholdere eller planlegge alternative datoer.
- Hvis rådhuset ditt er overbelastet av demonstranter, kan det være aktuelt å endre format. Hvis det opprinnelige formatet er åpent spørsmål og svar, får du forhåndsspørsmål i stedet. Hvis demonstrantene er utenfor, inviter dem inn og endre formatet for å avgi spørsmål.
- Still opp alternative høyttalere fra organisasjonen eller deltakende organisasjoner i tilfelle en planlagt høyttaler ikke vises. Hvis rådhuset er et forum mellom politiske kandidater, understreker det ubarmhjertig overfor media-noe som får dem til å ønske at de hadde dukket opp.