Personlige filer kan enkelt og raskt bli uorganiserte. Jo mer uorganiserte filene dine blir, desto vanskeligere blir det å finne dem igjen i fremtiden. For å gjøre dine personlige filer lettere å finne og arkivere, vil du ta litt tid og organisere dem ordentlig. Det nøyaktige systemet du bruker, er opp til deg. Det er imidlertid noen grunnleggende metoder for organisering av personlige filer som du kan bruke for å hjelpe deg med å få orden på filene dine.
Trinn
Del 1 av 4: Bruke de grunnleggende organisasjonsmetodene
Trinn 1. Hold det enkelt
Poenget med å lage et arkivsystem er å gjøre ting lettere for deg selv. Du vil unngå å gjøre systemet ditt altfor komplisert eller forvirrende. Hvis du holder systemet ditt så enkelt som du kan, kan du enkelt arkivere eller hente dokumentene du trenger å jobbe med.
- Bare lagre det du trenger. Lagring for mye kan gjøre systemet klønete og vanskelig å bruke.
- Unngå unødvendig kompleksitet i filsystemet ditt.
- Kast filer som du er sikker på at du ikke lenger trenger.
Trinn 2. Bruk riktig mengde dybde i systemet
Det kan være fristende å lage mange forskjellige kategorier og underkategorier for at filene dine skal passe inn. Imidlertid er det en god idé å bare lage brede kategorier og bruke bare så mange som du absolutt trenger. Opprette for mange kategorier kan resultere i et klumpete og ineffektivt arkivsystem. Sørg for at du oppretter riktig mengde organisatorisk dybde i systemet ditt for at det skal fungere jevnt.
- Unngå å lage altfor detaljerte underkategorier for systemet ditt. For eksempel vil “Kvitteringer, mat, brød” være altfor detaljert til å være nyttig.
- Bare å ha en kategori for månedlige eller ukentlige kvitteringer kan være mer passende for ditt arkivsystem.
- Å ha en seksjon for klienter og deretter ordne dem i alfabetisk er et eksempel på et effektivt dybdenivå.
Trinn 3. Gjør filene dine enkle å finne
Arkivsystemet ditt vil ha stor fordel av å ha åpenbare visuelle tegn som gir deg beskjed om nøyaktig hvor noe er lagret. Å gjøre delene av filsystemet ditt åpenbare vil hjelpe deg med å raskt finne et element eller fil et bort. Husk noen av disse tipsene når du får filene dine til å skille seg ut:
- Bruk fargede mapper til å angi bestemte kategorier eller seksjoner.
- Prøv å ha en praktisk liste over fargene og kategoriene du har tilordnet dem.
- Bruk en etikettmaker for å tydelig markere filene dine.
- Hold oversikt over kuttet i mappene dine. Prøv å bruke bare én mappe for hver kategori eller seksjon.
Trinn 4. Tenk på hvilke typer filbeholdere du trenger
Før du kan organisere filene dine, må du finne noe du kan legge dem til. Nøyaktig hvilken type filbeholdere du bruker vil avhenge av mengden filer du må lagre, hvor viktige de er, dimensjonene til dokumentene og frekvensen du trenger for å få tilgang til dem. Ta en titt på noen av disse tipsene for å få en ide om hvilke filbeholdere som kan passe for deg:
- Hvis du trenger å lagre svært viktige dokumenter, bør du vurdere å kjøpe en brannsikker oppbevaringsbeholder.
- Finne Underwriters 'Laboratory segl på en beholder kan indikere at beholderen vil beskytte filene dine i omtrent en time i en brann med temperaturer på 1700 grader Fahrenheit.
- For vanlige filer kan det være lurt å kjøpe et grunnleggende arkivskap. For sensitive eller konfidensielle filer, bør du vurdere å kjøpe et sikrere arkivskap eller en safe.
- Du vil sørge for at arkivbeholderen din har nok plass til å lagre alle filene dine.
- Hvis du har noen uvanlig store dokumenter, må du kontrollere at de kan passe i lagringsbeholderen. For eksempel kan dokumenter i juridisk størrelse påvirke størrelsen på mappen du trenger, samt lagringsdimensjonene.
Del 2 av 4: Organisering av dokumentene dine
Trinn 1. Samle alle dokumentene dine
Før du kan begynne å organisere dokumentene dine, vil du sørge for at du har alle dokumentene foran deg. Ikke bekymre deg for hvordan filene dine er organisert eller arrangert ennå. For nå samler du alle dokumentene du tror må lagres og gjør deg klar til å sortere dem.
- Ta ut eldre dokumenter som du allerede har sortert. Det kan være lurt å omorganisere dem for å passe inn i det nye systemet du lager.
- Sørg for at du har samlet alle dine nylige dokumenter og er klare til å sorteres.
Trinn 2. Sorter filene i aktive og arkiveringselementer
Når du organiserer filene dine, kan det være nyttig å dele dem i to hovedkategorier: aktive filer du trenger å jobbe med og arkivfiler du må lagre. Dette vil hjelpe deg med å få tilgang til filene du bruker oftere og pent lagre filene du ikke trenger umiddelbar tilgang til.
- Aktive filer er dokumenter som du fremdeles må adressere, referere til eller på annen måte få tilgang til ofte.
- Arkivfiler er dokumenter som du ikke trenger i nær fremtid, men fortsatt må lagre.
Trinn 3. Lag og merk de riktige kategoriene for systemet ditt
Etter at du har samlet filene dine på ett sted, kan du gjøre en rask oversikt over dem. Vær oppmerksom på de generelle kategoriene de passer for mens du går gjennom filene dine. Skriv ned disse kategoriene for å lage det grunnleggende organisasjonssystemet du vil bruke for filene dine. Ta en titt på noen av disse vanlige kategoriene for å få en ide om hvilke du kan bruke:
- Juridiske poster med underkategorier som fødselsattester, dødsattester eller ekteskapsdokumenter.
- Finansielle dokumenter som dekker dine tidligere økonomiske sammendrag, kredittkortinformasjon, kredittrapporter eller årlige økonomiske sammendrag.
- Eiendomsrekorder.
- Personlige dokumenter som vitnemål, ansettelsesjournaler, helsejournaler og forsikringer.
Trinn 4. Arkiver langtids lagringsdokumenter vekk
Legg dokumenter som du har merket som arkivfiler i beholderen for langsiktig lagring. Disse filene er ikke tilgjengelige ofte, så sørg for at de er plassert i de riktige kategoriene i arkivsystemet for senere henting. Arkivfiler vil trolig utgjøre størstedelen av dine arkiverte og organiserte dokumenter.
- Langtids lagring kan deles inn i to ytterligere kategorier: permanente filer og "døde" filer.
- Permanente filer kan inkludere utdanningsdokumenter, ansettelsesdokumenter eller andre viktige papirer som du fremdeles trenger å få tilgang til.
- "Døde" filer er dokumenter som du kanskje ikke trenger å få tilgang til igjen. Gamle skatteregistre kan passe i denne kategorien. Husk imidlertid at selvangivelsen skal oppbevares i syv år.
Trinn 5. Legg dine nåværende dokumenter i den aktive dokumentseksjonen
Dokumenter du vil bruke ofte eller fremdeles må gjennomgå, må plasseres i delen med aktive dokumenter. Denne delen i arkivsystemet lar deg raskt få tilgang til dokumenter som ikke er helt klare for arkivering. Følgende er de fire vanligste aktive dokumentkategoriene du kan vurdere å bruke:
- Dokumenter som fortsatt trenger din oppmerksomhet.
- Dokumenter som du fremdeles trenger å lese eller gjennomgå.
- Regninger du fortsatt må betale.
- Dokumenter som er klare til å flytte inn i langtidsoppbevaring.
Del 3 av 4: Organisering av elektroniske filer
Trinn 1. Start med brede kategorier, og bli mer spesifikk
På samme måte som med de fysiske filene dine, vil du starte med de bredeste kategoriene filene dine passer inn i. For eksempel, hvis du er en uavhengig entreprenør, vil du kanskje organisere filene dine etter arbeidsgiver. Det vil si at du lager en mappe for hver av dem. Deretter bør du dele opp filene dine i hver brede kategori i mindre. Dette betyr at arbeidsgivermappene dine kan deles videre i forskjellige mapper som inneholder informasjon om hvert prosjekt med den arbeidsgiveren.
- Vurder å være konsekvent innenfor hver bred kategori. Dette vil gjøre filene dine lettere å finne. For eksempel kan du la undermappen for hvert prosjekt inneholde filer som "prosjektdokumenter", "fakturering" og "kommunikasjon".
- Du kan også organisere mapper bredt etter år hvis det virker lettere eller mer relevant for filene dine.
Trinn 2. Skann eller last ned filer du ikke allerede har elektronisk
Det kan være nyttig å ha alle filene dine lagret elektronisk på ett sted. Til tross for den nødvendige tiden, bør du prøve å skanne inn så mange av dine fysiske dokumenter som mulig, slik at de kan lagres elektronisk og sikkerhetskopieres. I tillegg må du laste ned filer som er lagret på nettet andre steder, bare i tilfelle hostingnettstedet blir utilgjengelig når du trenger filene igjen. Organiser disse filene som alle andre.
Trinn 3. Gi filene dine spesifikke navn
Filnavn skal være lett forståelig og unik. Det vil si at du skal kunne se på filnavnene dine og umiddelbart vite hva de inneholder. Prøv å inkludere en dato, en indikator på mappene som vil inneholde filen, og en individuell beskrivelse. For eksempel kan en faktureringsfil som ble opprettet i juni 2016 for klienten X Corp, kalles "0616_XCorp_Invoice_2." Dette lar deg vite nøyaktig hva filen inneholder uten å ta deg tid til å åpne den.
Uansett hvilket system du bruker for å navngi filene dine, må du bare gjøre det konsekvent. Når du har valgt et system, hold deg til det; Det vil være vanskelig å gå tilbake og gi nytt navn til alle filene dine senere
Trinn 4. Sikkerhetskopier filene dine regelmessig
Den største faren ved elektronisk arkivering er at informasjonen din er utsatt for tap ved et datakrasj. Vær forberedt på dette ved regelmessig å sikkerhetskopiere filene dine til en online sikkerhetskopitjeneste, CDer eller en ekstern harddisk. Sørg for å merke disse lagringsenhetene like tydelig som du har merket filene dine. Hvis du har en ekstern stasjon eller CD -er, bør du vurdere å oppbevare dem på et trygt sted borte fra din primære bolig for å unngå totalt tap på grunn av brann eller naturkatastrofe.
Del 4 av 4: Vedlikeholde arkivsystemet
Trinn 1. Hold deg oppdatert på systemet ditt
Etter at du har opprettet fyllingssystemet, vil du fortsette å bruke det som du hadde tenkt. Hvis du kommer for langt bak, ignorerer ting som må arkiveres eller feil arkiverer ting, kan alt angre det harde arbeidet du har lagt ned. Sørg for at du holder tritt med arkivsystemet ditt for at det skal fungere for deg.
- Noen ganger kan det å lete etter filer som er malplassert hjelpe deg med å holde systemet i orden.
- Ikke forsøm å arkivere dine aktive dokumenter i arkivdokumentlagringen.
Trinn 2. Fjern gamle filer
Noen filer er nødvendige for å lagre i lang tid. Imidlertid vil arkivsystemet ha en endelig størrelse og vil kreve at du regelmessig fjerner filer som ikke lenger er nødvendige. Regelmessig luking av filsystemet ditt vil bidra til å holde systemet i orden og fungere som det skal.
- Mange gamle økonomiske dokumenter må lagres i årevis.
- Gamle budsjetter, regnskap eller årlige retningslinjer må kanskje lagres i bare ett år.
- Hvis du fjerner gamle filer, blir det plass til innkommende dokumenter.
- Å bli kvitt filer som ikke er nødvendige, vil gjøre det lettere å finne dokumenter du trenger.
- Det samme gjelder elektroniske filer. Slett alle dupliserte, foreldede eller unødvendige dokumenter fra tidligere prosjekter.
Trinn 3. Arkiver gamle elektroniske filer
Gamle filer som fremdeles er relevante eller som en dag kan henvises tilbake til, kan arkiveres. Dette betyr å lagre dem vekk fra ditt vanlige arkivsystem, men holde dem organisert og tilgjengelig. Vurder å sette opp en ekstra bred kategori for arkiverte filer. Flytt ubrukte filer til denne mappen med undermappens formatering intakt. Hvis du vil holde arkiverte filer borte fra veien på filskjermen, kan du prøve å plassere en "z" foran filnavnet slik at det går nederst i den alfabetiske filrekkefølgen. For eksempel kan du kalle det "z_archive" eller noe lignende.
Trinn 4. Effektiviser arkivsystemet
Å få orden på filene dine og beholde dem slik kan både være nyttig når det gjelder din personlige organisering. Imidlertid vil det alltid være rom for forbedringer i arkivsystemet. Når du fortsetter å jobbe med arkivsystemet, må du holde øye med eventuelle forbedringer du kan gjøre for å gjøre det enda mer effektivt.
- Det kan være lurt å bli kvitt kategorier som du ikke ser ut til å bruke.
- Kategorier som ser ut til å bli altfor mye brukt, må kanskje deles inn i mindre kategorier.
