I henhold til arbeidsmiljøloven (OSHA) har dine ansatte rett til å gi deg alle mulige arbeidsrelaterte sikkerhetsbrudd, inkludert bruk av farlige materialer, brannbeskyttelse eller støyeksponering. Å vite hvordan du svarer på en OSHA -klage, og ha et eksisterende sett med prosedyrer på plass, vil hjelpe din bedrift med å holde virksomheten og dekke alle regulatoriske behov som klagen tar for seg.
Trinn
Del 1 av 4: Reaksjon på den første telefonsamtalen
Trinn 1. Ikke få panikk
Å motta en OSHA -klage vil sannsynligvis komme i sjokk for deg, men ikke få panikk! Alt du trenger å gjøre er å være rolig og respektfull, lytte nøye og følge instruksjonene, gjøre nødvendige endringer og sende inn et svarbrev som viser dette. Faktisk bør din OSHA -klage løses i løpet av få dager.
Trinn 2. Lytt nøye
Når du mottar den første telefonsamtalen som varsler deg om OSHA -klagen, må du lytte nøye til representanten på telefonen. Unngå å stille spørsmål! Bare vær så profesjonell du kan og skriv ned all informasjonen.
Trinn 3. Avstå fra å innrømme eller forklare noe som helst
Mens du er i telefon med representanten, avstå fra å innrømme, nekte eller på annen måte forklare noe. Nå er ikke tiden for det. Bare lytt og ta inn så mye informasjon du kan. Under denne telefonsamtalen, hold tungen.
Du kan si noe som: "Jeg kan verken bekrefte eller avkrefte disse påstandene," eller rett og slett, "Det er ikke selskapets politikk å svare med en gang."
Trinn 4. Uttrykk ekte bekymring
Etter at du har hørt hva representanten har å si, kan du bruke et øyeblikk på å uttrykke en ekte, profesjonell bekymring. Illustrer at du tar denne klagen veldig alvorlig.
Du kan si din bekymring veldig direkte ved å si "Jeg tar denne klagen veldig alvorlig. Sikkerheten til mine ansatte og arbeidsplassen er veldig viktig for meg."
Trinn 5. Kunngjør din intensjon om å følge
Forklar at du har tenkt å gjennomgå påstandene nøye når du mottar det offisielle klagebrevet, og følge instruksjonene angitt i dette. Gjør det klart at du vil gjøre alt som må gjøres for å løse denne klagen og rette opp situasjonen.
Du kan si: "Jeg har all intensjon om å se nærmere på dette og rette opp eventuelle problemer så snart som mulig."
Trinn 6. Takk OSHA -representanten
På slutten av telefonsamtalen, må du takke representanten for tiden. Dette bidrar til å lukke kommunikasjonen på en positiv og profesjonell måte.
Del 2 av 4: Svar på klagebrevet
Trinn 1. Gjennomgå OSHA -standardene som er sitert i brevet
Svært snart etter telefonsamtalen, bør du motta en fakskorrespondanse fra OSHA. Dette er ditt offisielle klagebrev. Gjennomgå dette brevet nøye, og avgjør klagens art.
Trinn 2. Legg ut en kopi av klagebrevet ditt
I henhold til OSHAs instruksjoner må du legge ut en kopi av klagebrevet ditt på en oppslagstavle for bedrifter, der alle ansatte kan se det.
- Sitatet må forbli lagt ut i tre virkedager (ikke inkludert helger eller helligdager) eller til problemet er rettet.
- Dette må gjøres selv om du bestrider sitatet.
Trinn 3. Signer og faks tilbake "Sertifikat for postering
"Etter at du har lagt ut en kopi av dette brevet der dine ansatte kan se, signerer du det medfølgende" utleggingsbeviset "og sender det tilbake til nummeret som er oppgitt. Behold faksmottaket som bevis.
Trinn 4. Undersøk påstandene
Se på alle elementene i OSHA -klagen så grundig du kan. Selv om du er opprørt over klagen, eller ikke legger mye lager i dens legitimitet, kan du se etter områder som må behandles eller forbedres.
Trinn 5. Sett i gang korreksjonsplanen
Når du har undersøkt alle potensielle problemer, kan du lage en plan for å rette dem opp og sette planen i gang umiddelbart. Registrer viktige endringer ved hjelp av bilder, kvitteringer eller annen dokumentasjon.
Del 3 av 4: Utarbeide svarbrevet ditt
Trinn 1. Handle raskt
Du bør utarbeide svarbrevet ditt ikke mer enn tre dager etter at du har mottatt klagebrevet. Når klagen er mottatt, har du bare fem dager på å fullstendig ta opp situasjonen og sende inn et svar, så ikke kast bort tid.
Trinn 2. Bruk et klart format
Se nøye på måten klagebrevet ditt er formatert på, legg merke til formuleringen som brukes, og vær oppmerksom på tonen. Du vil matche både formatet og tonen til brevet du mottok.
- Adresser brevet ditt som gjenspeiler informasjonen på klagebrevet du mottok (inkludert navnet på representanten som signerte klagebrevet ditt).
- Inkluder ditt offisielle klagenummer i emnelinjen.
- Match brevets hilsen til den som ble brukt i klagebrevet.
- Angi dine intensjoner med brevet (f.eks. For å ta opp påstandene og presentere funnene dine) i innledningen.
Trinn 3. Begrens deg til fakta
I resten av brevet ditt, angi fakta så enkelt og tydelig som du kan. Dette er ikke stedet å snakke dårlig om en ansatt, prøve å nekte anklagene eller prøve å legge skylden på andre. Klagen din blir raskest løst hvis du bare tar opp anklagene og forklarer hva du har gjort for å rette opp situasjonen.
Du kan for eksempel si: "5. november mottok jeg OSHA-klage nummer 2845. I løpet av de neste to dagene undersøkte vi sitater 1-3 og etablerte korrigerende handlinger. 7. november rettet vi sitat 1 (feil bruk av avtrekkshette) ved å bytte utstyret (se vedlagt kvittering og foto)."
Trinn 4. Gi dokumentasjon
Send brevet ditt sammen med tilleggspapirer som kan hjelpe deg med å avslutte saken. Dette kan inkludere bestillinger, kvitteringer, overvåkingsresultater, kontaktinformasjon fra leverandør/entreprenør, fotografier eller andre dokumenter som bekrefter endringene du har gjort.
Trinn 5. Send brevet
Sørg for å få brevet sendt med sertifisert post (med forespørsel om kvittering), eller med privat bud. Ikke glem fristen på fem dager!
Trinn 6. Ring og følg opp
Hvis du ikke har hørt noe om klagen din innen utgangen av tre virkedager etter din forventede mottaksdato, kan du ringe og følge opp. Ha saksnummeret klart, og be om en statusrapport.
Trinn 7. Forbered deg på en inspeksjon
Det er mulig at en OSHA -inspektør kan dukke opp uten varsel til anlegget ditt. Vær snill, profesjonell og høflig, og svar bare på spesifikke spørsmål fra inspektøren.
Trinn 8. Betal eventuelle straffer
Avhengig av arten og alvorlighetsgraden av klagen, kan du også bli bedt om å betale en straff. Denne straffen må betales innen 15 virkedager fra mottak av sitatet ved å sende en sjekk direkte til OSHA. Inntil betalingen er mottatt, blir saken din ikke løst.
Del 4 av 4: Bestride en OSHA -klage
Trinn 1. Be om en uformell konferanse
Hvis du vurderer å bestride klagen din, oppfordres det sterkt til å ringe og be om en uformell konferanse med en lokal OSHA -representant. Under denne konferansen vil du kunne få en bedre forståelse av bruddets art, diskutere metoder for korreksjon, diskutere oppgjørsmuligheter og muligens til og med løse omstridte sitater og straffer.
Dette kan også gjøres hvis du har til hensikt å følge fullt ut, eller hvis du ikke er sikker på hvilket kurs du skal ta
Trinn 2. Utkast og send inn en "Varsel om konkurransens intensjon
”Hvis du har konkludert med at et element i klagen er ubegrunnet, eller hvis du er uenig i enten gebyret eller nedleggelsesdatoen, må du sende inn en offisiell melding om intensjon om konkurransen innen 15 virkedager etter mottak av sitatet. Brevet ditt må angi nøyaktig hva det blir bestridt-sitatet, en del av sitatet, gebyrbeløpet eller nedleggelsesdatoen-så tydelig du kan. Send deretter denne kunngjøringen via sertifisert post.
For eksempel kan du si: "Jeg ønsker å bestride sitatet og straffen som er foreslått for punkt 2 og 3 i sitatet utstedt 5. november 2015."
Trinn 3. Vent til OSHRC planlegger en høring
Så snart meldingen om konkurransens intensjon er mottatt, vil saken din offisielt stå i sak. Datoen for nedsettelse og gebyr vil bli suspendert inntil en avgjørelse er fattet, og saken din sendes til OSHRC. OSHRC er et uavhengig byrå atskilt fra Department of Labor. OSHRC vil planlegge en høring i saken din.
Trinn 4. Delta på høringen
Når hørselsdatoen er angitt, vil du begynne å forberede høringen, og sørge for at du kan delta. Det kan være lurt å få et juridisk råd, som vil hjelpe deg med å presentere saken din. Både arbeidsgivere og ansatte er kvalifisert til å delta i denne høringen.
Trinn 5. Velg å godta eller anke avgjørelsen
På denne høringen vil det bli fattet en avgjørelse, enten å opprettholde den opprinnelige siteringen og gebyrene, endre dem til å redegjøre for din spesifikke konkurranse eller avvise dem. Hver av partene har da muligheten til å godta beslutningen eller å klage på videre undersøkelse fra OSHRC. Hvis saken fortsatt ikke er løst, vil den gå videre til Federal Circuit Court.
Tips
- Respekter dine ansattes rettigheter til å sende inn en OSHA -klage. § 11 (c) i arbeidsmiljøloven forbyr enhver virksomhet å gi slipp på en ansatt eller gjengjelde ham eller henne på grunn av fløyte eller innlevering av en OSHA -klage.
- Ikke still spørsmål eller unnskyld deg når du arbeider med OSHA. Vær i stedet enkel og konsis med kommunikasjonen din med dem, og bare behandle klagen.
- Hvis en OSHA -etterforsker dukker opp i virksomheten din, trenger du ikke å slippe dem inn før alt ledelsespersonell er på stedet. Informer alle resepsjonister og sikkerhetsvakter om dette.
- Hvis dette problemet ikke løses raskt, kan det være lurt å få advokat.
