Hvis noen skuffer deg eller noe som skuffer deg, er det helt normalt å føle seg opprørt, frustrert eller rett og slett sint. Men ofte er den beste responsen å være rolig og samlet, slik at du kan uttrykke dine bekymringer og skuffelse profesjonelt. Å uttrykke deg profesjonelt er ikke vanskelig å gjøre hvis du holder hodet kaldt og beholder roen. Enten du velger å kommunisere frustrasjonen din via e -post, brev eller personlig, handler det om å bruke riktig språk og oppføre deg ordentlig.
Trinn
Metode 1 av 3: Sende en profesjonell e -post
Trinn 1. Bruk e-post til å uttrykke skuffelse over et arbeidsrelatert problem
Hvis du er skuffet over en kollega eller leder, er e -post en fin måte å uttrykke din skuffelse på, samtidig som du beholder en digital journal i tilfelle det oppstår fremtidige problemer. Du kan også sende en e -post hvis du blir avvist for en potensiell jobbmulighet.
- En e -post er også en god måte å kommunisere skuffelsen din til sjefen din hvis de nektet en forespørsel om noe som en ferie eller en idé du foreslo.
- Selv om det kan skade følelsene dine, er det alltid en god idé å sende en oppfølgende e-post etter å ha blitt avvist for en jobb.
Trinn 2. Skriv en kort og direkte emnelinje hvis du lager en original e -post
Vær konsis og angi tydelig hva e -posten handler om i emnelinjen. Unngå å bruke en lang setning eller frekt språk for å få e -posten din til å se mer profesjonell ut, slik at mottakeren tar det mer seriøst. Velg et emne som ikke er lengre enn 5 ord, og skriv det inn i emnelinjen i e -posten.
For eksempel, hvis du skriver en e -post til en kollega om en savnet frist, kan du inkludere en emnelinje som ser ut som "Frist for leveringsfrist"
Merk:
Hvis du svarer på en e -post, for eksempel en e -post som varsler deg om at du ble avvist for en potensiell jobb, svarer du på den opprinnelige e -posten i stedet for å skrive en ny slik at du har en organisert oversikt over korrespondansen din.
Trinn 3. Start e -posten din med en profesjonell hilsen for å angi tonen
Åpne e -posten din med en formell hilsen, så det er klart fra begynnelsen at e -posten din er profesjonell. Velg en hilsen som passer for ditt forhold til personen. For eksempel, hvis du er på fornavn med en leder ved navn Matthew Smith, kan du starte e-posten din som "Kjære Matt."
- Hvis du har et veldig åpent og uformelt forhold til mottakeren, kan du si noe sånt som "Hei Matt."
- Hvis du skriver en e -post til noen du aldri har møtt, kan du begynne med "Til hvem det kan angå."
- For gruppemailer med flere mottakere du vil adressere, sier du bare "Alle".
Trinn 4. Legg til en liten hyggelig for å holde e -posten vennlig
Etter at du har hilst på mottakeren, gjør den første linjen i e -posten din til en kort side eller hyggelig utveksling som viser at du er vennlig, men profesjonell. Hold det kort og ikke gå over 2 eller 3 linjer med småprat før du kommer til kjøttet i e -posten din.
- Prøv å starte med noe som "Jeg håper du har det bra" eller "Jeg håper at denne e -posten finner deg bra."
- Hvis forholdet ditt er uformelt med personen, kan du nevne en personlig detalj som: "Jeg håper du hadde det bra på konserten sist helg."
Trinn 5. Fortell skuffelsen tydelig i e -postens brødtekst
Når du har satt scenen for e -posten din med en hilsen og en kort hyggelig, kan du begynne å uttrykke din skuffelse. Fortell dem tydelig hvordan du føler det, men hold språket ditt formelt og unngå å bruke sarkasme, trusler eller banning slik at du fremstår så profesjonell som mulig. Lag en liste over alle klagene dine, og behold brødteksten i e -posten din til 1 avsnitt hvis det er mulig, slik at e -posten er fokusert på emnet for hånden.
- For eksempel, hvis du ble avslått for en potensiell jobb, kan du si noe sånt som "Beklager å høre at du bestemte deg for å gå i en annen retning. Jeg gledet meg til muligheten, så jeg er skuffet over beslutningen om å ansette noen andre.”
- Hvis du skriver til en kollega eller medarbeider for å uttrykke din skuffelse, kan du si noe sånt som: "Jeg har blitt oppmerksom på at visse retningslinjer og prosedyrer ikke er fulgt ordentlig. Retningslinjene eksisterer av en grunn, så det er skuffende å høre at de har blitt ignorert.”
Trinn 6. Hold språket og tonen respektfull gjennom hele e -posten
Bruk formelt og respektfullt språk for å tydelig formidle din skuffelse uten at mottakeren føler at du angriper dem personlig. Tenk deg hvordan skriften ville bli oppfattet hvis den ble lest av noen andre, eller hvis den ble offentliggjort, og utform skriften din til å være en profesjonell representasjon av deg selv.
- Hvis du sender en e -post til en ansatt eller en leder, er det mulig at e -posten din kan deles med andre mennesker, så det er viktig at du skriver respektfullt og profesjonelt.
- For eksempel, i stedet for å si noe sånt som: "Jeg forstår ikke hva problemet ditt er og hvorfor du nekter å følge prosedyren," si noe som: "Som vi tidligere har diskutert, er prosedyrene designet for å holde alle på samme måte side, så de bør følges av alle.”
Trinn 7. Avslutt e -posten din med et positivt notat og en oppfordring til handling
Avslutt e -posten din ved å inkludere praktisk informasjon, for eksempel å sette opp et møte eller invitere mottakeren til å komme til deg hvis de har spørsmål. Inkluder også noen positive notater. Nevn ting du er glad for, eller ros personen for noe de har gjort bra, slik at de føler at du ikke bare berømmer dem, men har deres beste på hjertet.
- For eksempel kan du si til intervjueren din: "Men jeg er takknemlig for muligheten til å intervjue med firmaet ditt. Gi meg beskjed hvis noe åpner seg i fremtiden!”
- Hvis du skriver til en ansatt eller kollega, kan du prøve noe sånt som: "Jeg vet at du har jobbet veldig hardt med dette, jeg ville bare gjøre deg oppmerksom på problemene jeg har, slik at du kan holde et øye for eventuelle fremtidige problemer.”
Trinn 8. Les e -posten høyt før du sender den for å høre hvordan den høres ut
Ta deg tid til å lese hele e -posten din høyt, slik at du kan høre tonen i skrivingen og korrekturlese for eventuelle stave- eller grammatiske feil. Hvis du finner skrivefeil, stavefeil eller sprø språk, må du fikse det! Hvis tonen din er for myk eller for hard, juster språket slik at det er profesjonelt, men fast. Når du er fornøyd med det, sender du det til personen det er beregnet på.
- Du kan også få en venn eller kollega til å lese e -posten din før du sender den for å sikre at den høres ok ut.
- Stavefeil eller manglende ord kan virkelig kaste virkningen av e -posten din, så ta deg tid til å lese korrektur.
Metode 2 av 3: Skrive et formelt klagebrev
Trinn 1. Send et brev til et selskap, eller hvis du ikke har fått svar
Hvis du er skuffet over et produkt eller oppførselen til et selskap, er det å skrive et formelt brev som beskriver klagen din den mest profesjonelle måten å kommunisere med dem på. Hvis du ikke har klart å komme i kontakt med noen på andre måter, kan du bruke et formelt brev som en siste utvei for å uttrykke din skuffelse og beskrive problemene dine.
Du kan også bruke et brev som et siste forsøk på å bevise at du prøvde å kontakte noen for å diskutere problemet ditt med dem
Trinn 2. Angi problemet ditt tydelig i den første setningen
Uansett hva du er skuffet over, gjør det klart umiddelbart ved å sette det i den aller første setningen i brevet ditt. Vær direkte og konsis og angi problemet eller klagen din tydelig og profesjonelt for å angi tonen for hele brevet ditt.
- For eksempel, hvis du skriver til et selskap for å klage på en policy som berørte deg, kan du begynne med: "Jeg skriver for å uttrykke min frustrasjon og skuffelse over selskapets returpolicy."
- Hvis du skriver et brev til noen du ikke har klart å nå, kan du prøve å starte med noe slikt som: "Jeg skriver dette brevet om at du ikke svarte på spørsmålene mine om depositumet mitt etter at du ikke klarte å nå deg på telefon eller e -post."
Trinn 3. Bruk brødteksten til å legge til detaljer og informasjon relatert til problemet ditt
Når du har uttalt din skuffelse og problem, kan du bruke resten av brevet til å legge til spesifikke detaljer og informasjon for å utvide brevet og forklare frustrasjonen din. Nevn alle trinnene du har tatt for å løse problemet, så vel som innsatsen du har gjort for å kontakte dem for å få hjelp.
Tips:
Hvis du har prøvd å kontakte dem eller de har gitt løfter for å løse dine bekymringer, nevne datoene du prøvde å kontakte dem eller de forpliktet seg til å fikse problemet.
Trinn 4. Unngå sint, sarkastisk eller truende språk i brevet ditt
Gjennom brevet ditt, behold språket og tonen din formell og profesjonell. Bruk aldri banneord eller truende språk og unngå sarkasme, slik at skrivingen din fremstår så profesjonell som mulig.
- Hvis du noen gang må produsere brevet ditt for en rettssak, vil du få deg til å se så profesjonell ut som du kan.
- Å forbanne eller bruke voldelig språk vil få deg til å virke aggressiv og uprofesjonell.
Trinn 5. Inkluder kopier av dokumenter som er relevante for klagen din
Hvis du har bilder, kontrakter eller andre dokumenter som støtter eller beviser påstandene dine, må du lage en kopi av dem og legge dem ved brevet ditt. Sørg for at du refererer til dem i brevet ditt for å legge til enda mer gyldighet for alle påstander du kommer med.
For eksempel kan du i brevet ditt si noe sånt som: "Jeg har lagt ved bilder av hvordan det ferdige produktet så ut, som du ser er langt fra tilfredsstillende."
Trinn 6. Legg til kontaktinformasjonen din etter konklusjonen
Avslutt brevet ditt med et avsnitt som oppsummerer de viktigste bekymringene dine og handlingene du ønsker å utføre for å løse dem. Hvis du vil at personen eller selskapet skal komme i kontakt med deg for å prøve å fikse problemet eller diskutere saken ytterligere, må du inkludere kontaktinformasjonen din nederst.
- Signer brevet med en formell avslutning, for eksempel "Med vennlig hilsen" eller "Med respekt" etterfulgt av navnet ditt.
- Oppgi telefonnummeret eller e -postadressen du vil at de skal bruke til å kontakte deg.
Trinn 7. Send brevet ved hjelp av sertifisert post, så det må signeres for
Bruk sertifisert post eller et brevleveringsalternativ som krever at mottakeren signerer for den, slik at du har bevis på at den ble mottatt. Behold kvitteringen i tilfelle du noen gang trenger å bevise at du har skrevet et brev til dem eller gitt den for en rettssak.
Metode 3 av 3: Snakk med noen profesjonelt
Trinn 1. Snakk med noen direkte hvis du ikke vil ha det på posten
Hvis du foretrekker å uttrykke din skuffelse uten et papirspor eller uten å være bekymret for at samtalen din skal granskes senere, er en ansikt til ansikt-samtalen veien å gå. I tillegg lar en direkte samtale med noen deg måle reaksjonene deres og gir et mer personlig preg.
- Det kan også ofte være mye raskere å bare snakke med noen du er skuffet over.
- Å snakke med noen lar deg bruke ditt eget kroppsspråk og tonefall for å virkelig formidle din frustrasjon eller skuffelse.
Trinn 2. Be personen om å møte deg privat for å diskutere saken
Snakk med personen borte fra andre mennesker, slik at du kan uttrykke deg fritt uten å være flau for dem. Planlegg et møte eller be dem møte deg et sted som et konferanserom, kontor eller til og med en kaffebar, så det er mer profesjonelt.
- Ring dem eller send dem en e -post for å spørre dem om tid og sted som er best for dem.
- Hvis du befinner deg i en situasjon der du ikke kan si din skuffelse privat, kan du prøve å være så profesjonell som mulig og holde roen i sjakk.
Tips:
Hvis du trenger å snakke med dem umiddelbart, kan du fortelle dem noe slikt: "Har du et raskt øyeblikk? Jeg må snakke med deg."
Trinn 3. Start samtalen ved å takke dem og spørre hvordan de har det
Før du begynner å uttrykke din skuffelse, ta et øyeblikk til å takke personen for at han tok seg tid til å møte deg og måle humøret. Spør dem hvordan de har det, og om de er villige til å snakke med deg om problemet. Hvis de virker sure eller urolige, kan du prøve å roe dem ned eller vente med å snakke med dem senere. Hvis de virker fine, kan du begynne å diskutere problemet eller problemet ditt.
- Å starte på høyre fot vil hjelpe samtalen til å gå jevnt og profesjonelt.
- For eksempel kan du begynne med å si noe sånt som: "Tusen takk for tiden din. Jeg vil ikke ta for lang tid, jeg trenger virkelig å diskutere noe med deg."
Trinn 4. Fortell klagen din tydelig og direkte
Fortell personen hvorfor du er skuffet over å bruke et spesifikt og følelsesløst språk. Vær direkte og objektiv og oppfør alle årsakene til at du er misfornøyd, men unngå å berette dem med en liste over feil. Bruk et rolig, profesjonelt språk for å formidle dine følelser og unngå å heve stemmen din eller bruke banneord.
- Å rope og banne vil bare få deg til å virke aggressiv og uprofesjonell.
- Fortell dem for eksempel hvordan du føler deg uten å bli altfor emosjonell. Du kan si noe sånt som: "Når du gjør noe sånt, får det meg virkelig til å føle at du ikke bryr deg om hvordan det påvirker meg, og for å være ærlig er det sårende og skuffende.
Trinn 5. Spør dem om de har spørsmål før du avslutter møtet
Når du har uttrykt din skuffelse og forklart begrunnelsen din, gi personen en sjanse til å snakke. Spør dem om de har spørsmål til deg eller om de er uklare om noe du har fortalt dem, så det er ingen forvirring. Takk igjen for at de møtte deg før du avslutter samtalen.
Hvis det er mulig, kan du tilby løsninger eller forbedringer for fremtiden
Tips
- Aldri skriv inn en e -post, skriv et brev eller ha en samtale mens du er sint. Ta et par åndedrag for å roe deg ned før du begynner, slik at du har et klart hode.
- Unngå å ha en samtale med noen foran andre mennesker. Vent til de er tilgjengelige for å snakke og møt dem privat.
