Vi vet alle at det er viktig å være organisert på jobb, men det er en pågående kamp for mange mennesker. Tro det eller ei, å være organisert er ikke så skremmende som det kan virke. Noen raske løsninger og noen løpende løsninger gjør det enklere enn du kanskje hadde trodd.
Trinn
Metode 1 av 4: Administrere din plass og tid
Trinn 1. Overvåk aktivitetene dine
Bruk et par dager på å føre en journal eller logg over dine daglige aktiviteter. Dette vil hjelpe deg med å se nøyaktig hva du gjør som du kanskje ikke engang innser, og det vil gi et innledende innblikk i organisatoriske og produktivitetsgap. Denne øvelsen bør også gjøres med tanke på dine store mål. Gjennom aktivitetsloggen kan du se hvilke aktiviteter som kan være tidssvinnende og hvilke aktiviteter som faktisk kan fremme målene dine.
Trinn 2. Bestem produktivitetstidene
Noen av oss er morgenmennesker, og noen av oss kryper av tanken på morgener. Du har kanskje allerede en følelse av hvilke tider på døgnet du er mest produktiv. Enten du foretrekker kveld, morgen, lunsj eller rett før eller etter rushtiden på arbeidsdagen, kan du dra nytte av disse tider for å maksimere produktiviteten.
Trinn 3. Prioriter oppgavene dine
Vi vet alle at noen oppgaver er viktigere enn andre, men vi prioriterer dem ikke alltid deretter. Så utvikle et rangeringssystem ved å markere eller ha viktige oppgaver, for eksempel, og vær ærlig og fleksibel. Bruk påminnelser, enten gjennom en digital kalender eller gjennom klistrelapper på datamaskinen eller skrivebordet. Bruk mer av din tid og energi på topprioriterte elementer på listen din. Eksempler inkluderer tidssensitive oppgaver som ting som skal betales ved slutten av virksomheten eller i morgen. Du kan også prioritere å svare kunder, sjefer eller andre som betaler regningene. Og hvis du ikke er sikker på sensitiviteten eller viktigheten av en oppgave, er det alltid godt å spørre.
Trinn 4. Slå ut raske oppgaver med en gang
Ikke alle oppgaver trenger å bli prioritert og planlagt for en fremtidig ferdigstillelse. Noen oppgaver tar nesten like lang tid å planlegge eller planlegge som de tar å utføre. Hvis det er tilfelle, og du kan slå ut disse oppgavene med en gang, gjør det for all del! Håndtering av raske oppgaver umiddelbart bidrar også til å forhindre utsettelse.
Trinn 5. Behandle rot og arbeidsmaterialer
Skrivebordene våre går lett fra rotete til tornadosteder, noe som åpenbart hemmer organisasjonen. Noen mennesker bruker til og med en policy for rent skrivebord. Selv om det ikke er absolutt nødvendig, må du ta skritt for å rydde arbeidsområdet.
- Declutter. Kast søppelet i søpla og arkiver materialene du trenger, systematisk. Klar rot når det er mulig: under hvil på arbeidsdagen, pauser eller mellom oppgavene.
- Rydd opp etter deg selv umiddelbart. På den måten er det på toppen av tankene dine. I tillegg unngår du den uunngåelige agitasjonen med at nåværende rot blir en del av ditt fremtidige rot.
- Ha nødvendige forsyninger tilgjengelig. Ikke alt rundt deg er selvfølgelig rotete. Å ha nødvendige verktøy tilgjengelig sparer deg tid og utnytter din dyrebare plass godt.
Trinn 6. Planlegg aktiviteter og avtaler
Noen mennesker planlegger bare møter, men ikke aktiviteter på huskelisten. Å planlegge de viktigste oppgavene så vel som avtaler kan være nyttig. Du kan også "batch" dagene dine ved å ha møter bare på tirsdager og torsdager, for eksempel. Hold noen hull i timeplanen din også for kreativ tid for deg selv eller for å imøtekomme det uventede.
- Bruk en organisator og kalender. Disse kan være penn-og-papir-arrangører, eller de kan være programvarebaserte kalendere og personlige assistent-apper, for eksempel iCalendar eller Google Now.
- Kategoriser aktivitetene dine. Kategorisering eller fargekoding av aktiviteter kan gi deg en rask visuell påminnelse om hva som er viktig hvor. Kategorier kan for eksempel inkludere korrespondanse, prosjekter, arrangementer, møter, idémyldre og til og med pauser eller trening og gymtid.
- Effektiviser teknologien din. Online arrangører og e-postplattformer som Outlook, for eksempel, kan kombinere gjøremålslister, kalendere og adresser. Dette øker ikke bare effektiviteten din, men bidrar til å effektivisere tankegangen.
- Delegere der det er mulig. I galskapen på arbeidsdagen er det lett å glemme at du ikke trenger å gjøre alt selv. Delegere til en assistent, eller hvis du er spesielt overbelastet, kan du be en kollega om å gjøre deg godt og hjelpe deg med en bestemt oppgave. Du kan alltid betale dem tilbake senere når ting går sakte.
Metode 2 av 4: Håndtere e -post systematisk
Trinn 1. Sjekk e -post til planlagte tidspunkter
Vi trenger ikke alle å være limt til innboksen vår, ettersom mange meldinger faktisk ikke er så tidssensitive som vi kanskje tror. Hvis du jobber i en jobb som ikke krever umiddelbar oppfølging av e-post, må du sjekke e-posten din til faste tider bare omtrent tre til fire ganger per dag.
Trinn 2. Send e -post
Bruk arkivmapper og flagg til din fordel i stedet for å la meldinger hoper seg opp i innboksen din. Mapper og undermapper i Outlook, for eksempel, eller Gmail -etiketter og flere innbokser kan være en ressurs. Hvis du for eksempel er journalist, kan mappene dine kalles Aktuelle historier, Fremtidshistorier, Gamle historier, Intervjuer og kilder og Pitches & Ideas.
Slett og arkiver. Arkiver viktig, gammel korrespondanse, og slett resten. I eksemplet ovenfor er "Old Stories" journalistens arkivmappe. Når du begynner å slette gamle e -poster, vil du bli overrasket over hvor mange e -poster som er mer verdig søppelkassen enn arkivskapet. Noen sverger også til "innboks null", som betyr å ha null ulest e -post (eller null e -post i innboksen din, punktum). I tillegg til å bruke mapper og etiketter, kan du oppnå null innboks ved å bruke arkivfunksjonen din, slette gamle e -poster i nedetid og bruke apper for å fjerne e -post
Trinn 3. Bruk andre former for kommunikasjon når det er mer effektivt
Noen ganger kan en rask telefon ringe 10 frem og tilbake e-poster. Ring i så fall! Hvis du vet at en e-postutveksling fortjener en diskusjon eller vil innebære betydelig frem og tilbake, er det noen ganger bedre å ringe. Du vil ofte få flere detaljer over telefonen, mens du og motparten i diskusjonen unngår å skrive lange, tidkrevende e-poster. Du kan til og med sende en e -post til en kollega og si: “Jeg har mange spørsmål til deg om dette. Kanskje det er lettere å ringe. Kan jeg ringe deg til fem?"
Trinn 4. Begrens avbrudd
Selv om strategiske pauser er nyttige, er avbrudd i arbeidstiden ikke det. Avbrudd kan bremse deg, bryte arbeidsrytmen og få deg til å miste tankegangen. Så prøv å bruke bortemeldinger og telefonsvarer når du vet at du vil ha det for travelt. Disse verktøyene er ikke bare for når du ikke er fysisk på kontoret; de kan brukes når du bare er for overbelastet. Mange mennesker har også en "åpen dør -policy", men du trenger faktisk ikke å holde døren åpen hele tiden. Du kan til og med legge igjen et vennlig notat på døren med "Konferansesamtaler pågår" eller "Besatt. Send tilbake senere eller send en e -post."
Trinn 5. Utnytt skyen
Cloud computing er verdt å vurdere fordi den kan være billigere, skalerbar, mer effektiv og lettere oppdateres. Innhold tilgjengelig i skyen er spesielt nyttig fordi du kan få tilgang til det på alle enhetene dine: datamaskiner, nettbrett, smarttelefoner, etc. Cloud -lagring fungerer også som en nyttig primær eller sekundær form for digital sikkerhetskopiering. Ta kontakt med IT -sjefen eller programvareleverandøren fordi du kanskje allerede har en viss mengde ledig diskplass tilgjengelig i skyen eller tilgjengelig for en liten årlig avgift.
Trinn 6. Bruk bokmerker online
De store nettleserne har alle bokmerkefunksjoner der du kan lagre og organisere dine favoritt eller mest besøkte webadresser for rask og enkel tilgang. Dra fordel av dem, så du ikke glemmer viktige nettsteder for å se etter nyheter eller bransjeoppdateringer.
Metode 3 av 4: Bruk tid til din fordel
Trinn 1. Unngå multitasking
Alle ekspertene ser ut til å være enige om dette. Selv om det kan høres raskt ut eller se kult ut på TV, er multitasking ikke effektivt og kan faktisk skade din organisatoriske effektivitet. I stedet må du vie din fulle oppmerksomhet til en oppgave om gangen, håndtere den og gå videre til neste element på listen.
Trinn 2. Lag en tidsplan eller timeplan for deg selv
Heldigvis krever de fleste jobber ikke å planlegge alt i løpet av dagen ned til minuttet. Å holde en grunnleggende tidsplan for høydepunktene og de viktigste oppgavene og hendelsene på dagen kan imidlertid hjelpe deg med å holde deg på oppgaven.
- Sett tidsfrister for visse aktiviteter. Noen oppgaver krever ikke angitte tidsbegrensninger, men andre bør ha tidsparametere for å øke produktiviteten. Tenk på oppgaver gjennom dagen som har en tendens til å ta mer tid enn nødvendig, og gi dem tidsbegrensninger i fremtiden.
- Budsjett ekstra tid for andre aktiviteter. Noen oppgaver, som du har lært av erfaring, tar vanligvis lengre tid enn forventet, men det er ikke nødvendigvis en dårlig ting. For denne typen aktiviteter, og for spesielt viktige hendelser og møter, for eksempel, budsjetterer ekstra tid før og etter.
Trinn 3. Bruk en timer -app, stoppeklokke eller vekkerklokke
Disse kan være effektive verktøy når de brukes sparsomt. Noen liker å stille alarmene 10, 15 eller 30 minutter før tid for å gi dem forhåndsvarsel eller buffertid før en aktivitet. Du kan også angi påminnelsesvarsler.
Trinn 4. Unngå å utsette aktiviteter
Spør deg selv om utsettelse er absolutt nødvendig, eller om denne trangen bare er et eksempel på utsettelse. Hvis du aner det siste, ikke utsett strømmen! Imidlertid, i tilfeller der det er uunngåelig å utsette hele eller deler av en aktivitet, må du huske å merke deg hvor du sluttet, og planlegge med konkrete planer. Alternativt kan du komme med en beredskapsplan. For eksempel, hvis du må avbryte et personlig møte, kan du kanskje holde en konferansesamtale eller webkonferanse i stedet.
Metode 4 av 4: Hold deg frisk fysisk og mentalt
Trinn 1. Ta pauser
Mental nedetid er viktig for vår produktivitet og sunt for sinnet. Noen ganger blir vi så opptatt av arbeidet vårt at vi ikke slutter å ta tiltrengte pauser. Å ta pauser gir oss nødvendig hvile som forbedrer produktiviteten, men det gir oss også muligheten til å ta et skritt tilbake og spørre om det vi har gjort er den mest effektive bruken av tiden vår.
Trinn 2. Sov bedre
Uten riktig søvn kan du føle deg groggy, sliten eller sløv dagen etter, noe som kan skade timeplanen og effektiviteten på jobben. Sikt på syv til åtte timers uavbrutt søvn per natt.
Trinn 3. Ikke sammenlign deg selv med kolleger
De fleste av våre medarbeideres jobber er forskjellige fra vår egen, og alle har forskjellige organisasjonsmetoder som fungerer for dem. En metode som gir mening og er effektiv for en kollega, er kanskje ikke den beste metoden for deg og omvendt.
Trinn 4. Godta at organisasjonen er en pågående prosess
Ikke forvent å være perfekt. Organisasjonen pågår og krever kontinuerlig oppmerksomhet. Du blir ikke optimalt organisert hver dag, men en liten organisasjon går langt for å øke effektiviteten.
