Endringer i prosedyrer på arbeidsplassen gir generelt positive resultater, sparer selskapet tid og penger eller fremmer et mer positivt arbeidsmiljø. Endring er spennende for de som enkelt tilpasser seg det, men for noen ansatte kan endring være ukjent, opprørende eller til og med skremmende. De kan synes det er vanskelig å godta det ukjente, forårsake nød, eller de kan utvikle angst for å følge de nye retningslinjene. Som leder på arbeidsplassen er det din jobb å sørge for at enhver overgang går så jevnt som mulig. Å lære å introdusere og implementere nye arbeidsplassprosedyrer vil hjelpe dine ansatte til å overgå til endringene effektivt og samtidig opprettholde høy arbeidsmoral.
Trinn
Del 1 av 3: Utforming av prosedyreendringer
Trinn 1. Vær oppmerksom på kostnadene
Hvis du implementerer en prosessuell endring for å spare penger i løpet av de neste årene, kan det virke som et klart valg. Men hvis denne endringen krever en kostbar installasjon av nytt utstyr, betydelig omskoling av personell eller ansettelse av nye ansatte for å påta seg nye roller, må du kanskje sammenligne kostnadene for å se om de oppveier de langsiktige besparelsene og fordelene. Snakk med en regnskapsfører om de relative kostnadene kontra langsiktige besparelser for å avgjøre om din bedrift har råd til å implementere disse endringene, eller prøv å utføre en enkel kostnads-nytte-analyse.
- En nytte-nytte-analyse sammenligner de forventede kostnadene med de forventede fordelene for å bestemme den beste, mest kostnadseffektive planen.
- For å utføre en enkel nytte-nytte-analyse må du dele et ark i to kolonner. Oppfør fordelene i den ene kolonnen og kostnadene i den andre kolonnen. Sammenlign de to listene for å se hvilken fremgangsmåte som er mest fordelaktig og kostnadseffektiv.
Trinn 2. Gjør det enkelt å introdusere
Selv om prosedyreendringene du introduserer radikalt vil endre måten virksomheten din fungerer på, er det viktig å gjøre disse endringene enkle å innføre og implementere. Hvis det er mulig, kan du prøve å implementere de nye endringene i faser eller faser. På den måten vil dine ansatte finne det lettere å tilpasse seg og tilpasse seg de nye prosedyrene.
Gjør om mulig endringer på en måte som gjør at ansatte kan justere trinnvis. Prøv å forskyve de nye prosedyreendringene over flere uker eller måneder for å gi optimal tilpasning
Trinn 3. Mål suksessen
Betydelige prosessuelle endringer bør gjøres av en grunn. Når du har bestemt deg for hvorfor du gjør disse endringene, er det viktig å finne en måte å måle den relative suksessen til endringene. Hvis endringene skal spare kostnader, må du ha en kostnadssammenligning på plass for å evaluere hvor effektive endringene har vært etter flere måneder. Hvis endringene skal forbedre kundetilfredsheten, ta undersøkelser og hold øye med antall tilbakevendende kunder som er fornøyd med endringene du har gjort.
Vurder å bruke et gratis eller rimelig økonomisk verktøy for å spore selskapets suksess før og etter implementeringen av endringene. Du kan finne gratis verktøy online som inDinero eller Corelytics, eller abonnere på en mer grundig månedlig tjeneste fra de samme leverandørene
Trinn 4. Ha en rømningsplan
Tydeligvis er håpet ditt med de nye prosessuelle endringene at det vil gjøre ting bedre på arbeidsplassen. Men hva gjør du hvis det motsatte ender opp? Enhver god plan for prosessuelle endringer bør ha en backup -plan eller, hvis alt annet mislykkes, en fluktplan for å slutte med endringene helt.
- Bestem om du vil gå tilbake til de gamle prosedyrene hvis de nye endringene mislykkes, eller om du vil implementere en sikkerhetskopiplan. Hvis du velger en reserveplan, må du ha konkrete planer på plass for sikkerhets skyld.
- Det kan være lurt å unngå å fortelle dine ansatte at du har en reserveplan eller at du kan gå tilbake til de gamle prosedyrene. Å fortelle dem om disse tingene kan få deg til å virke svak eller ineffektiv som leder, og det kan øke ansattes motstand mot endringene hvis de vet at nok vokal motstand vil få ting tilbake til det de var.
Del 2 av 3: Opprettholde tillit og kontroll
Trinn 1. Formidle visjonen din
Hvis du tror at de prosessuelle endringene du gjør vil forbedre bedriften og/eller arbeidsplassen, må du kommunisere dette. La dine ansatte få vite hvordan du ser for deg selskapet om et år fra nå, og legg ut strategiene (inkludert disse prosessuelle endringene) som vil bidra til å få selskapet dit du tror det må være.
- Del dine visjoner med dine ansatte. Vær tydelig og konsis når du beskriver hva du ønsker for din bedrift.
- Forstå dine ansatte.
- Gi dine ansatte styrke ved å la dem uttrykke sine tanker, bekymringer og generelle tilbakemeldinger på endringene du foreslår. Imidlertid må du ikke miste organisasjonsstrukturen i din bedrift.
- Bestem om det er best å kommunisere visjonen din og kunngjøre endringer personlig eller via e -post. Hastighetsspørsmål blir best levert personlig, og skriftlige/e -postmeldinger kan lett ignoreres.
EKSPERT -TIPS
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Trinn 2. Selg endringen
Uansett hvilke prosessuelle endringer på arbeidsplassen du prøver å implementere, er det kanskje ikke nok å bare fortelle dine ansatte "Slik vil det være fra nå av." Som leder er det din rolle å lede, og det betyr å få dine ansatte 100%bak deg. Når du har kunngjort endringene, selger du dem til dine ansatte. Hjelp dem med å forstå hvorfor disse endringene er gode for selskapet og til syvende og sist bra for de ansatte.
- Gi dine ansatte beskjed om din (eller selskapets) motivasjon for å implementere disse endringene. Hvis endringene vil spare penger, så si det. Hvis de vil skape et bedre arbeidsmiljø, så gi beskjed til alle. Uansett hva motivasjonen er, gjør det klart at fordelene med disse endringene vil oppveie kostnadene og implementeringsproblemene.
- Påpek hvorfor den gamle måten å gjøre ting på var feil eller ineffektiv. Å ha en klar kontrast kan gjøre det lettere for ansatte å forstå hvorfor denne endringen var nødvendig.
Trinn 3. Fjern eventuell usikkerhet
En av de største grunnene til at ansatte motstår forandring er frykten de føler for det ukjente. Hvis det er usikkerhet om hvordan den daglige virksomheten vil fungere, eller om de helt spesifikke rollene du og dine ansatte vil spille i disse endringene, må du fjerne disse usikkerhetene. Du kan gjøre dette ved å forutse spørsmål, tvil og frykt som dine ansatte kan ha og lindre dem før de kommer opp.
- Vær nøye med planleggingen av hvordan virksomheten skal fungere og hvilke (om noen) endringer som vil oppstå i dine ansattes roller. La dem få vite at rollene deres ikke vil endres, eller om rollene deres vil bli påvirket på noen måte, så vær klar over dette fra starten.
- Prøv å ramme inn prosessuelle endringer på en måte slik at ansatte vil se disse endringene som en forbedring av hvordan de jobber. Hvis du fjerner tvilen rundt uklare prosessuelle kunngjøringer og omrammer endringene som en måte å skape et bedre arbeidsmiljø eller en jevnere driftsrekkefølge, vil dine ansatte sannsynligvis være mer ombord.
EKSPERT -TIPS
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Konsulent for mangfold, aksjer og inkludering
Vår ekspert er enig:
Etter hvert som prosessuelle endringer implementeres og nye regler eller retningslinjer innføres, må du være tydelig på hvilke aspekter av endringen som ikke vil være omsettelige og som har fleksibilitet innebygd i dem. For eksempel kan du si,"
Trinn 4. Gjør det riktig
Noen forretningseksperter anbefaler at tidspunktet for en prosessuell kunngjøring kan være den største faktoren for å få ansatte ombord. Det er ingen klare regler om når timingen er riktig, ettersom alle situasjoner og arbeidsplasser er forskjellige, men å være klar over hvordan endringene påvirker dine ansatte, kan hjelpe deg med å sette annonseringen og implementeringen litt bedre.
- Hvis de nye prosedyrene krever ytterligere opplæring, kan du prøve å sette implementeringen av disse prosedyrene på en måte som gir dine ansatte tilstrekkelig tid til å forberede seg. For eksempel, ikke kunngjør nye prosedyrer på en fredag hvis de trer i kraft påfølgende mandag. Det kan kreve at ansatte kommer inn i løpet av helgen for trening eller krypterer for å finne ut av ting den dagen endringene går live.
- Hvis det er mulig, kunngjør prosedyreendringer noen uker før de vil finne sted. Dette vil gi alle en sjanse til å lese de nye prosedyrene, forstå hvordan de skiller seg fra de gamle, og lære å gjøre de nødvendige endringene.
Del 3 av 3: Implementere endringer
Trinn 1. Ikke mist bedriftens identitet
Prosedyreendringer er vanligvis gode, men de bør ikke være så radikale at dine ansatte ikke lenger gjenkjenner selskapet - i hvert fall ikke over natten. Husk at i tillegg til komfort i det kjente, kan mange av dine ansatte være lojale og dedikerte til selskapet for sitt image/identitet eller det opprinnelige oppdraget. Det er greit å flytte disse aspektene gjennom en langsiktig plan, men å gjøre radikale endringer over kort tid kan fremmedgjøre eller skremme de mest lojale ansatte.
Trinn 2. Søk innspill
De ansattes tilfredshetsgrad vil være en av de beste målerne på hvor effektive endringene har vært. Noen ansatte vil selvfølgelig motstå endringer uansett hva som skjer, men andre ansatte kan like den generelle retningen mens de har forbehold om hvordan disse endringene faktisk blir implementert.
- En enkel måte å sikre medarbeidertilfredshet og måle eventuelle fremtidige endringer som kan være nødvendige, er å be de ansatte om tilbakemelding på endringene. Gi dem beskjed om at selv om du ikke er åpen for å snu endringene, setter du pris på medarbeiderinnspill og samarbeid når det gjelder hvordan disse endringene implementeres.
- Vurder å danne en arbeidsgruppe eller komité for å søke tilbakemelding om hvordan endringene implementeres og innspill om hvordan endringene kan bli mer vellykket implementert.
Trinn 3. Belønning av ansattes ytelse
En måte å hjelpe ansatte på med nye prosessuelle endringer er å generere kortsiktige mål for dine ansatte og belønne de som oppfyller disse målene. Det kan virke som et ubetydelig trekk, men det kan bidra til å bygge støtte for endringene og skape et sterkt ønske om å implementere disse endringene.
Tips
- Få dine ansatte ombord og involvert i endringer i prosedyrer så tidlig som mulig.
- Prøv å søke hjelp fra ansatte med planleggings- eller implementeringsdelen av denne prosessen.
- Oppmuntre til fleksibilitet på arbeidsplassen. Jo bedre dine ansatte tilpasser seg endringer, jo lettere blir denne prosessen for alle.
